【今すぐマネしたい】社員の作業効率を爆上げする3つのテクニック

公開日:2021/03/15  最終更新日:2021/03/02

多くの企業が抱える課題である社員の作業効率化は、社員一人ひとりの業務を効率化することで企業全体の生産性の向上を図り、無駄をなくすことで社員がより快適に作業を行えるようになることが期待されます。ここでは、どのようなことが社員の作業効率を高めるために有効かをご紹介します。

業務デスクのレイアウトを変える

デスクの配置を変えることで、社内の雰囲気が変わるだけでなくメリットが生まれます。動線が確保されることで移動がスムーズになったり、業務の見落としの軽減や共同作業を効率よくできたりもします。デスク配置パターンの代表例を3つご紹介し、それぞれのメリット・デメリットを説明します。

対向式(島型)レイアウト
対向式レイアウトは、グループで作業を行うことを重視したレイアウトで、デスクが向かい合わせにし、長手方向に並べて配置します。日本のオフィスでは最も多く採用されている一般的なレイアウトです。
・メリット:社員同士のコミュニケーションが容易。机の間の空間に配線を通せるので、配線処理が楽。スペース効率がいい。
・デメリット:対面式なので、視線が気になりプライバシーの確保が難しい。隣席の電話や話し声が聞こえて集中しにくい。自席での打ち合わせがしにくい。

背面式レイアウト
背面式レイアウトは、デスクを前にして背を向けて座ることで、プライバシーの確保ができます。
メリット:前方に人がいないので、集中して作業に没頭できる。通路がひとつになるので、スペース効率が向上する。
デメリット:管理者をどこに配置するかが難しい。背面への配慮が必要。

スクール式レイアウト
スクール式レイアウトは、教室のようにデスクを並べる配置で、金融機関などに多いレイアウトです。
メリット:来客の見落としがない。プライバシーの領域が保たれている。管理者が業務指示・状況把握をしやすい。
デメリット:通路スペースが多いため、省スペースな配置が難しい。オフィス機器の配線管理がしにくい。

上記以外にも、左右対称式レイアウトやフリーアドレス式レイアウトなどがあります。デスクの配置を変更することでオフィス環境が改善されれば、社員一人ひとりの業務効率の実現も可能です。

フリーアドレスの活用

毎日決まった座席ではなく、業務内容や状況に合わせて自由に自分の座りたい席で仕事をするフリーアドレスの活用にはさまざまなメリットがあります。

コスト削減効果
フリーアドレスを導入することで、座席稼働率を軽減したり、個室や書庫の整理などを進めたりすることで、オフィスの賃料を減らすことが出来ます。

スペースの活用
決まった場所にデスクを置くよりも、フリーアドレスにしたほうがオフィスのスペースを節約できます。外出している社員が多い企業であれば、特に全員分の固定席を常に設置しておく必要がなくなります。不要なスペースを整理することで、社員全員が使えるカフェスペースや多目的スペースを作ることもできます。

コミュニケーションの活性化
従来通りの固定された席だけで業務を行う場合は、他部署との関りはほとんどありませんが、フリーアドレス化することで、部署の垣根を超えたコミュニケーションが活性化します。他部署との協業により、よりクリエイティブな仕事が生まれる可能性もあります。

業務効率化
フリーアドレスが導入されると、今までのように自席に書類やファイルを置いたままにすることはできません。これにより、文書の電子データ化やWeb会議システムの導入が促進されます。ペーパーレス化によりデータの検索や社内の情報共有をシステム上で行うようになり、業務効率化が図れます。

リフレッシュスペースの充実

カフェスペースやリフレッシュスペースがあることで、社員が自由に休憩することで気分転換ができ、それによって作業効率の向上につながります。仕事のアイデアを刺激するような雑誌や図書を並べるスペースがあればさらに創造性や発想力が刺激されます。

生産性の向上
オフィス内にリフレッシュスペースを作ることで、社員が仕事の合間に休憩をとることができ、心身の緊張を和らげたり気分をリフレッシュしたりしやすくなります。オンとオフのめりはりをつけることで、より仕事に集中しやすい状態にできます。また、このようなスペースがあることで、よりコミュニケーションがとりやすくなり、コミュニケーションによって社員同士の絆も深まり、離職率が低下することも期待できます。

コミュニケーションの活性化
リフレッシュスペースで社員同士がリラックスした雰囲気の中でコミュニケーションをとることで、社内の風通しもよくなり、人間関係にも良い作用が働きます。

企業のブランディング
リラックスできるリフレッシュスペースがあることで、来客に対しても居心地の良さをアピールできます。また、入社を希望している人の多くはできるだけ良い環境で仕事をしたいと考えているため、くつろげるリフレッシュスペースがあることは魅力になります。

 

座席の配置を変更したり、フリーアドレスを導入したり、リフレッシュスペースを設置することで、コミュニケーションが増えたり、社員一人ひとりの仕事へのモチベーションが刺激されたりして社員の作業効率はかなり上がることが期待できます。

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