改善の余地あり!企業がオフィスデザインを実施すべきタイミング

公開日:2021/06/15  最終更新日:2021/03/17

昨今、オフィスデザインが話題となっていますが、企業はどのタイミングでオフィスデザインを実施するべきなのでしょうか。今回、社員の業務効率が低下している時の特徴と改善することのメリットについて説明していきます。自社に改善できるポイントはないか、確認してみましょう。

オフィスでのストレスが多いと、仕事に集中できない

近年、職場でのストレスが社会問題の一つとなっています。なぜなら、そのストレスにより、精神的な面だけでなく身体的にも影響を及ぼすことがあるからです。たとえば、ストレスによって体重の増減が激しくなったり、円形脱毛症になったりなど身体的な影響があったり、イライラしやすくなったり、最悪の場合はうつ病になったりすることもあります。ストレスにより個人だけでなく、会社全体にネガティブな影響を与えてしまいます。

しかし、そのストレスは人間関係や業務内容ではなく、オフィス空間が原因となっていることもあります。オフィス空間が原因でストレスになった場合、社員のモチベーションが下がったり、作業効率が極端に低下したりしてしまいます。

さらに、同じ人が同じ作業をしたとしても、ストレスを感じていない時と比べるとストレスを感じている時のほうが通常よりも2倍以上の時間がかかるとも言われています。仮にそうなった場合、その個人だけでなく、周りにもストレスが蔓延してしまい、企業全体の効率が低下していってしまいます。

このように、オフィス空間が原因のストレスは従業員個人のモチベーションや集中力に大きく影響し、最終的には会社全体に大きな影響を与えてしまうのです。

社員の業務効率が低下している際の特徴

社員の業務効率が低下してしまっている時の特徴としてオフィスの汚れが挙げられます。たとえば、デスクに書類が散らばっていたり、掲示板のチラシが剥がれていたりなど、整理整頓がしっかりと出来ていないことなどがあります。そういったことの積み重ねでさらなるストレスを引き起こしたり、仕事に対するモチベーションが下がってしまったりしてしまいます。

他に、社員の業務効率が低下している時の特徴として長い間残業をしているという点も挙げられます。残業をするということは、1日で行なわなければならない業務量が多いということです。したがって、計画的かつ効率的に業務をこなしていく必要があります。

しかし、個人の力だけで乗り切れるわけではありません。オフィス空間そのもののレイアウトや設備が効率化を図られた環境になっていなければ、定時内に業務を終えることはできずに残業をせざるを得なくなってしまいます。

そして、残業が多くなると、仕事に対するモチベーションがどんどん下がっていき、会社にとっても大きな悪影響を与えてしまいます。

社内の生産性を高めたいなら、オフィスデザインを改善するのがおすすめ

そこで、社員の生産性を高めるにはオフィス空間を改善することが大切です。しかし、どのように改善したら良いのかわからなかったり、そもそも何が問題なのかを理解していなかったり、改善方法がわからないことが一般的です。そのため、オフィスデザインを改善するにはしっかりと知識をもったプロに依頼することが重要です。

たとえば、社員にストレスを与えないオフィス空間づくりをする際、どのようなレイアウトでどのような動線が必要なのかを的確に提案していただくことが可能です。それでは、フィスデザインをプロに依頼する5つのメリットを説明していきます。

コスト削減
社員の残業時間を増やさないためにも作業効率を向上させることができる配置を検討する必要があります。たとえば、ある従業員のオフィス内における移動が多い場合、その移動時間が無駄になります。そこで、移動時間を短くしたり、そもそも移動する必要をなくしたりすることで、1日の時間の確保が可能となります。移動の無駄がなくなることで、無駄な残業代が発生しなくなります。つまり、人件費を抑えることが可能なのです。

生産効率の向上
業務の効率化を図ることは生産効率を高めることに直結します。業務の効率化により、これまで費やしていた時間よりも早く仕事を終わらすことができ、その分別の業務に取り掛かることができます。また、新規事業の立ち上げなども実現することができるかもしれません。

モチベーションアップ
効率化を図り、コストを削減することで、会社の利益も比例してあがっていきます。会社の利益が増加すれば、社員のボーナスや給与、福利厚生などの待遇をさらに良くすることができます。そうすることで、社員は仕事に対してより一層のモチベーションアップにつながり、さらなる業績アップを目指すことが可能です。

優秀な人材確保が可能
福利厚生などの待遇を良くすることで、優秀な人材を確保することができます。たとえば、これまで働いてきた社員の離職を大幅に減らすことができますし、新たに採用する際も福利厚生や手厚い待遇をアピールすることができ、新たな人材確保を期待できます。

ワークライフバランス
業務効率アップやモチベーションアップにより、社員ひとりひとりのプライベート時間を確保することができます。定時退社を実現し、休日出勤をしなくても業務が回るようになれば、社員は趣味などのプライベートの時間をしっかりと確保することができます。そうすることで日々の業務からリフレッシュすることができ、回復した体と気持ちで業務に取り組むことができるようになります。

 

社員のストレスは個人だけでなく会社全体に悪影響を及ぼしてしまいます。しかし、オフィスデザインをプロに任せることで、社員のストレスが軽減し、業務効率がアップして業績アップへと繋がります。オフィスデザインには様々な方法がありますが、知識を持ったプロによる的確なアドバイスを実行することで、よりレベルの高い会社運営が可能となります。

おすすめ関連記事