オフィスデザインではミーティングスペースを軽く見るな!ミーティングスペースの重要性

公開日:2021/10/15  最終更新日:2021/10/14


ミーティングスペースと社員数が釣り合っておらず、ミーティングスペースが狭い・足りないというオフィスは意外とあります。しかし会社の規模に関わらず、ミーティングスペースはとても重要です。今回は枯渇しがちなミーティングスペースの重要性についてご紹介します。

社内にあるミーティングスペースだけでは足らなくなる

社内にあるミーティングスペースはすぐに足りなくなります。これは社員が二人以上集まればミーティングスペースを使う機会が増えるためです。「少人数で足りているから問題ない」ではいけません。会議室やミーティングスペースは、「今よりも一つ追加する」くらいがベストだといわれています。

また、社員が増えるとオフィス自体も狭くなり、ミーティングスペースが一気に枯渇します。狭いスペースに大人数で入るため、会議中であるのに社員が通路で打ち合わせをする光景も珍しくはありません。来客の際にミーティングスペースが満室だと、相手を待たせてしまうため、なるべく多く確保しておきましょう。

社内全体で行う大人数の会議の場合は、貸し会議室の検討をしましょう。その際、貸し会議室が必要になってから探すと時間がかかり借りられない場合があるので、事前にオフィスからのアクセスや規模感などを考慮した貸し会議室を探しておきましょう。

ミーティングスペースを確保することが仕事になっている

ミーティングスペースを確保することが仕事になっている状態、いわゆる仕事をするための仕事になっていませんか?人数が増えるとスケジュールを合わせるのが大変になっています。スケジュールが合ったら、今度はミーティングスペースが空いていなくてミーティングができないなど、場所を確保するのが仕事になるのもしばしばです。

ミーティングスペースが満室の場合は、ミーティングスペースを借りている人にお願いして譲ってもらうように頼みに行く必要があるなど、お互いの仕事に支障がでます。無駄な仕事を減らして、仕事を円滑に進めていくためにも、ミーティングスペースは重要です。

オフィスの外にもミーティングスペースを確保

オフィスのミーティングスペースが埋まってしまった場合の対処法として、オフィスの近くのカフェや喫茶店があります。都心部であれば、比較的すぐに見つかるはずです。

ただし、カフェや喫茶店等では機密性の高い話がしづらい場合がありますので、場所を数か所見つけておくと便利です。オフィスから近すぎる場所では、他の社員とバッティングする可能性があり、困る場合もあるためです。

求める条件下のカフェや喫茶店、ファミレスなども事前に探しておくと、実際に困った時に場所を探す手間がなくなるのでおすすめです。おすすめのカフェや喫茶店を、社内で共有しておくと、他の社員も外でミーティングをする可能性があるため、仕事の回転がよくなります。

自分だけのカフェや喫茶店を見つけておくと、社内で共有しているすべてのカフェに他の社員がいる場合でも問題なく仕事ができるため、余裕があれば自分だけのカフェも見つけておきましょう。

即席ミーティングスペースを使う

即席のミーティングスペース?と思うかもしれませんが、オフィスの非常階段や屋上などです。社内の会議室は満室、忙しくて外出する時間が確保できない場合におすすめです。

会議参加者全員を集めてガッツリ会議するのではなく、2人3人で軽めの打ち合わせや親密な関係の相手と即席会議が目的です。資料を展開するスペースや、パソコンの画面共有はできないので、タブレット端末を利用した簡易的な打ち合わせとして使います。

最近は喫煙所を撤去する時代なので、「タバコミュニケーション」ができる機会が減りましたが、喫煙所で仕事の話をしている人もいます。普段と違った場所で話をするため、抵抗があるかもしれませんが、新しい発見はあるものです。

ミーティングスペースは多いくらいがちょうどよい

ミーティングスペースは多いくらいがちょうどよい。限られたスペースは貴重で有効に使いたい気持ちがあり、必然的に社員が使うデスクのスペースが減ってしまいますが、ミーティングスペースは多いくらい用意しましょう。

前述した即席会議だと、本来参加する必要がある人がいない状況で行われるのがほとんどです。「さっき屋上で話して決定したことなんだけど…」と自分がいない所で勝手に決まると困る人がいるため、あまり適切とはいえません。

重要事項を勝手に決められて不満が残った状態で仕事をするのは誰のためにもなりません。全員で納得できる会議をして仕事に取りかかるのが理想です。理想を現実にするためには、いつでも会議ができるスペースをオフィスに備えておく必要があります。

 

ミーティングスペースの重要性についてのお話でした。オフィスのスペースは限られているため、一人一人のデスクを優先して配置してしまいがちですが、重要事項は会議で決定するのがほとんどであるため、いつでも会議ができるスペースを確保しておくのがよいでしょう。

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