知っておきたい!フリーアドレスを導入するメリットとデメリット

公開日:2021/02/01  最終更新日:2021/02/12

従来のオフィスでは、各人に決められたデスクが与えられていました。しかし、近年注目されているフリーアドレスでは、業務内容に応じて自由に就業場所を選びます。決められた席のかわりにテーブルや、空いている席を使うのです。それではフリーアドレスのメリットやデメリット、フリーアドレスならではのオフィスのコスト削減法を紹介しましょう。

オフィスにフリーアドレスを導入するメリット

好きな席に座り仕事に取り組むフリーアドレスは、しばしばカフェや図書館に例えられるようです。主なメリットとして以下の5つが考えられます。

■コミュニケーションの活性化
席が決められていると、同じ部署やチームのメンバーとばかり顔を合わせることになるでしょう。しかし、フリーアドレスでは席が決められていませんから、社内のさまざまな人と顔を合わることになります。従来は交流がなかった人たちとのコミュニケーションが活性化し、社内の風通しもよくなるでしょう。

■創造性の向上
新しいアイデアは、たとえば会話から生まれたりする
のですが、フリーアドレスによるコミュニケーションの活性化により、創造性の向上が見込まれます。

■業務の効率化
たとえば大量の資料を参照したい場合は近くの席へ移動するなど、業務に応じて人々が移動するのがフリーアドレスです。自分のデスクまで必要なものを運んでくる必要はありませんから、業務の効率化が図れます。

■イメージがよくなる
注目を集めているとはいえ、フリーアドレスはまだ一般的ではありません。いち早く導入することで、先進的な企業というイメージを得ることができるでしょう。社員にとっても先進的でおしゃれなオフィスでの勤務は嬉しいものです。社内外で企業に対するロイヤルティの向上が期待できるでしょう。

■省スペース化・コストの削減
新しい考え方のように感じるフリーアドレスですが、最初の流行は1980年代と意外に古いものなのです。当時の主な目的は省スペース化、たとえば社外での勤務時間が長い営業マンの席を減らすことで、コスト削減を狙うことが目的でした。しかし、固定電話やOA機器の移動が難しかったため、フリーアドレス1.0と呼ばれるこの動きは定着しなかったのです。一方、現代のフリーオフィス2.0はスマートフォンやノートPCなどICT(情報通信技術)の普及によって、現実的になりました。カフェで仕事に取り組んでいる人を目にするようになったことでも、このことは実感できるはずです。

オフィスにフリーアドレスを導入するデメリット

メリットだけではなく、デメリットもあるのがフリーアドレスです。代表的なものは以下の4つになります。

■集中しにくい
オープンな空間や他の人との距離の近さがオープンアドレスの特徴ですが、仕事に集中しにくいというケースもあります。扱っている業務をオープンにしにくい総務や経理など、部署によってはオープンアドレスに向いていないケースもあるでしょう。

■マネジメントが難しくなる
コミュニケーションを取りたい人を見つけづらい、部下が何の仕事をしているのかわからない
など、フリーアドレスにはマネジメントが難しくなるといったデメリットがあるのです。上司やチームリーダーにとって、フリーアドレスの弊害はマネジメントの難しさで現れます。

■部署やチーム内での一体感が得にくい
従来のオフィスでは同じ部署やチームと顔を合わせていましたから、自然とコミュニケーションはとりやすかったものです。同じメンバーでのミーティングの機会を定期的にもつことなどで、マネジメントが難しいというデメリットも合わせて解消できるでしょう。

■プライベートスペースが少なくなる
社内のほとんどが共有スペースになる
のがフリーアドレスのオフィスですから、個人の荷物の扱いに困ります。移動のたびに書類や文具を持ち運ばなくてもよいように、ペーパレス化や文具を共有化するなどの対策も必要です。

フリーアドレスを導入して小さなオフィスに移転するのがおすすめ

近年のリモートワークの一般化は、フリーアドレスのメリットである「省スペース化・コストの削減」を際立たせるようになりました。オフィスに常駐している人が減った分だけ、スペースを減らせますから、企業は今までのような広さのオフィスを持つ必要がなくなったのです。小さなオフィスへ移転できますから、その分のコストの削減が見込めるでしょう。

 

さまざまなメリットが得られるフリーアドレスではありますが、単に机のレイアウトを変更するだけでは実現できません。ICT機器の導入やペーパレス化も進めなければなりませんし、人々の動きを考えた動線計画も必要になります。そのような場合に頼りになるのが、オフィスデザインを行ってくれる会社です。フリーアドレス化だけでなく、同時にリフレッシュスペースの設置も依頼でき、集中しやすい家具の配置やカラーリングなど環境づくりも行ってくれます。オフィスの一新は大仕事なので、プロの知恵と技を借りたいところですね。

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