オフィスのミーティングスペースの作り方!効果的なデザインも紹介

公開日:2021/09/15  最終更新日:2021/06/21


ミーティングは話し合いや情報共有を行う場です。そのため、ミーティングを行う空間はコミュニケーションが取りやすく、アイデアが浮かぶようなオープンな空間が適しています。本記事では、オフィスのミーティングスペースの作り方や効果的なデザインについて紹介します。ミーティングを活性化させたい方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

ミーティングスペースの作り方

会議室と比較し、ミーティングを行う空間はオープンな場所が適しているとされています。なぜなら、ミーティングはコミュニケーションが活性化し、アイデアが浮かぶような空間が必要であるからです。ここでは、ミーティングスペースの作り方やポイントについて解説します。

ミーティングスペースの用途

最初に、ミーティングスペースの用途について考えておく必要があります。用途によって、必要とされる空間が異なるためです。たとえば、グループ間でアイデアを出し合いコミュニケーションを活発に行うことを目的とするミーティングの場合、開放感がある空間が適しています。

また、部署ごとの打ち合わせや取引先を交えてのミーティングの場合、セキュリティ面を考慮して閉鎖的な空間を演出する方が好まれます。

一方、すでに会社に会議室があり、機密性の高い話し合いをする場所がある時は、新設するミーティングスペースは開放的でアイデアを出しやすい空間を作ることが必要となります。

オフィスに対するミーティングスペースの規模

ミーティングスペースの規模についてはミーティングに参加する人やミーティング内容に応じて検討する必要があります。たとえば、多くの社員が参加してざっくばらんに話し合いをするミーティングの場合は開放的な空間が最適です。

一方、少人数でかしこまったミーティングの場合には少人数用の個室スペースが好まれます。したがって、ミーティングの内容や人数によってスペースの規模を考えていく必要があります。

イメージに合うデザイン・インテリアの選定

ミーティングスペースの用途や規模を決定した後、デザイン・インテリアの選定を行います。デザイン・インテリアの選定により印象が大きく異なるため、どのような空間に仕上げたいかを考えて選定することが大切です。

たとえば、テーブルや椅子を木目調のもので統一すると温かみのある空間になります。また、企業のイメージカラーを基調としたインテリアを選ぶなど選定方法は様々です。そして、ウォーターサーバーやプロジェクターなどミーティングスペースをより快適にするためのアイテムの設置も考えておくと、より良い環境になります。

ミーティングスペースを作る際の注意点

オフィスに新しくミーティングスペースを作る、あるいはミーティングスペースを改装する場合の注意点について解説します。

情報漏洩の心配のない設計にする

開放的でオープンな空間はコミュニケーションが活発になりやすいです。しかし、情報漏洩に関して気をつけておく必要があります。ミーティングでは、社内の機密事項に関して話し合う場合に来訪者の視線が気になることがあります。対策としてパーテンションの設置や壁を造作するなどがあります。その際、防音対策は十分かどうかについても同時に確認が必要です。

来訪者も足を踏み入れやすい場所に設置する

ミーティングスペースを社外の人も利用する場合、来訪者への配慮も大切です。たとえば、エントランスから近い場所にミーティングスペースを設けるといった配慮があります。また、社員の作業スペースは機密情報の資料などがデスク上に置いてあることがあります。そのため、情報漏洩の観点からも来訪者が社員の作業スペースを通ることのないよう設計に注意が必要です。

企業コンセプトが反映されているか

ミーティングスペースは来訪者の対応の場所としても使用されることがあります。その際、来訪者に対して、企業イメージを印象つける場の一つとなります。そのため、企業理念やコーポレートイメージなど、会社として表現したいことをデザインに盛り込むことが重要です。他社と区別がつきやすく、企業イメージの向上に貢献します。

効果的なミーティングスペースの事例

ミーティングスペースには様々なデザインがあり、用途や目的によって空間の作り方が異なります。ここでは、効果的なミーティングスペースの事例について解説します。

社内ミーティング・ブレスト

社内ミーティング・ブレストをメインの使用とする場合、意見が出しやすいような空間作りが適しています。たとえば、参加者全員の顔が見えるようなデスクの配置や壁面をガラスにして開放感を演出するなどの工夫があります。ミーティングルームのオフィス家具に木目のものを使用することでリラックスできる空間を演出することもできます。

来客対応

来客対応のためにミーティングルームを使用する場合は来訪者に配慮したスペースになるよう設計します。ファミリーレストランやカフェをイメージした空間やエントランス近くに半個室空間を設けることで来訪者がリラックスできる空間に仕上げることが可能です。

さらに、採光やインテリアにも印象を良くする工夫があります。たとえば、採光を取り入れて明るい空間を作り、暖色の温かみのある家具にすることで、明るく柔らかい印象を与えます。

個別面談

少人数利用や個別面談には、圧迫感のない空間作りが大切です。さらに、広すぎる空間は緊張感を与えてしまうため、パーテーションを設置するなど空間の大きさにも配慮が必要です。また、木の温もりが感じられるオフィス家具やメインカラーにグリーンを使用するとリラックス感を高めることができます。

リフレッシュスペース

社員のコミュニケーションやリフレッシュをメイン用途とする際、気分転換や会話が生まれる空間にすることが重要なポイントです。和室をコンセプトに靴を脱ぐことのできる畳や軽食を食べることのできる空間は、自然とコミュニケーションが生まれます。

 

ミーティングスペースには様々な用途・目的があります。そして、イメージしている快適な空間を作るためにポイントや注意点を抑えておくことが大切です。使用する人が快適に過ごせる空間は様々なアイデアや意見が生まれます。また、ただミーティングを行うスペースではなく会社の個性が表現される場所でもあります。企業のコンセプトに沿った工夫されたミーティングスペースを作り上げることは非常に重要です。

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