オフィスデザインを行うメリットって？
- イメージアップ
オフィスデザインの大きなメリット・効果は何と言っても会社のイメージアップになるということです。 すでに勤めている従業員はもちろん、これから会社に就職したいと思っている方や、会社を訪ねてこられた取引先の方などの印象を大きく左右するのがオフィスデザインです。
オフィスデザインはその場の雰囲気を大きく左右するもの。人は視覚からの情報を多く取り入れるものなので、それぞれの会社イメージにあったオフィスデザインの方がイメージアップになるのです。
人は第一印象で抱いたイメージを、そのまま持ち続けることが多いです。特に、毎日その会社に通うのではなく、面接や打ち合わせなどでたまに訪問するだけの場合は、より、第一印象が大切になります。 第一印象は応対した人間にも左右されますが、やはり、会社そのものの視覚的なイメージが大きく影響します。 訪問した人に、どういう企業イメージを抱いてほしいのか、どういう会社にしていきたいのか、というところをオフィスデザインに反映させるのも大切です。- ストレス軽減
従業員にとって、会社は１日の多くの時間を過ごす場所になります。働くということは、どんな職場でもさまざまなストレスが発生します。 ストレスになるのは人間関係や通勤の電車だけではありません。たとえば、室温・湿度、明るさ、デスクの距離感、空気環境なども小さなストレスとして人の体に蓄積します。
ストレスがたまると、人は体調を崩しやすくなったり、心がいっぱいいっぱいになったりして、健康に仕事をすることが難しくなってしまいます。
ただ仕事をするだけの空間として会社があるのではなく、自分たちに寄り添ってくれる空間、機能的でストレスの少ない空間であれば、そこで働く人たちのストレスを減らすことができます。- モチベーション・生産性の向上
- フルタイム勤務の場合、ほとんどの方は1日の８時間以上、つまり1日の3分の１以上を会社で過ごすことになります。 雑然としていたり、暗かったりするオフィスではどうしても人の気は散ってしまいますし、生産性も落ちてしまいます。 従業員が自分の持っている能力、才能を遺憾なく発揮するためには会社そのものが快適な空間である必要があるのです。 快適な空間では、モチベーションも上がりやすいので、そこも生産性のアップにつながります。
- コミュニケーションの活性化
会社での仕事は、一人でするものではありません。一見関係がなさそうな部署でも、同じ会社で勤めている以上全ては繋がっていると私は考えています。 そしてもちろん、同じ部署内で仕事をする場合には、その繋がりはより密接なものになります。
こまめな情報共有やミーティングなどのコミュニケーションが欠かせないのは言うまでもありません。なんでもない会話の中から仕事のヒントが生まれることもありますし、信頼関係を築くことで各々のパフォーマンスは確実に上昇します。
自然と会話が弾むような、話をしやすい空間をデザインすることで仕事を円滑に進めることができます。- 人材の確保・流出防止
オフィスデザインは、会社そのものが福利厚生に近いかもしれません。快適な空間で仕事ができるかどうかというのは、人にとって大きなポイントだからです。 会社そのものがストレスを減らすデザインになっていれば、人材の流出防止にも役立ちます。採用にはそれなりにコストがかかるので、何度も採用を行うコストを考えると、オフィスデザインに費用をかけることでそれをある程度防ぐことができるなら嬉しいですよね。
また、人材の流出を防ぐだけでなく、採用時には優秀な人材を惹きつけやすいというメリットもあり、費用対効果はなかなか高いと思います。
- オフィスデザインはメリットが豊富！
- もちろん他にもメリットは考えられますが、これだけでもかなり会社にとって大きなメリットになると思います。 費用はかかりますが、長い目で見たときには、質のいいオフィスデザインにすることで企業としてかなり大きな効果が得られると思います。
オフィスデザインを失敗させない！成功させるポイント
- コンセプト
まず、最初にコンセプトを決めます。一口にオフィスデザインといっても会社によって必要なデザインは異なります。 たとえば、チームで仕事をする時間がほとんどの場合と、個々で作業をする時間が多い場合では必要なデザインは違いますよね。 業種・職種・理念などによってもデザインのコンセプトは変わってきます。
・どういう空間なら従業員が働きやすいのか
この２点を中心に、コンセプトを決定していきます。コンセプトが決まると、会社内のレイアウト、訪問者を出迎えるエントランスなどのイメージを固めやすくなります。
・訪問者にどういった印象を持ってほしいのか- ゾーニング
- コンセプトが決まったら、ゾーニング計画を行います。ゾーニング計画は、必要な機能を入れ込んで大まかなレイアウトを決めていくことです。 例えば「作業スペースと会議室を近くする」、「作業スペースと来客スペースを遠くする」などのゾーニングを行います。 まずは必要な機能をリストアップし、それを配置するところから始めます。そして、個々のパーソナルスペース・デスク間の距離をどのくらいとるのか、通路をどのくらいとるのか、などを計算していきます。
- 動線
ゾーニングを考える上で大切なのが、動線を考えること。動線は、従業員が会社内を動き回るときの通路・回路のことです。
・職場に入って、自分のデスクに着き、始業とともに会議室へ行く
など、決まったルートを毎日繰り返すことが多いので、動線が不便だとかなりストレスになります。 動線はなるべくシンプルに、移動が最短距離で済むように設計したり、行き止まりを作らず回遊できるようにしたりと様々な工夫を凝らすことができます。
・来客スペースへ行くときに、給湯室へ寄る- セキュリティ対策
ゾーニングの際に「作業スペースと来客スペースを遠くする」とご紹介しましたが、これは、作業をしている音や声が響かないようにというのはもちろん、セキュリティ面でも意味があります。 従業員だけが入れるスペースと、外部の人が入れるスペースを完全に分けておくことで、重要書類などが外部の人の目に触れるのを防ぐことができます。また、火災などが起こった際に逃げやすいよう設計する必要もあります。
といっても、素人の私たちにはちょっと難しい面もありますし、建築基準法や消防法などの制限もあるので全てを自分たちで決定するのは厳しいところがあります。 オフィスデザインを依頼する場合には、こちらの要望をよくヒアリングした上でより良い提案をしてくれる会社を選ぶことが大切です。
オフィスデザインの費用相場って？
- レイアウト設計費
レイアウト設計にかかる相場は、おおよそ20万円から50万円と言われています。この中にどのくらいのサービスが含まれているかは、会社によって異なります。 価格に幅があるのは会社によって違うというのもありますが、オフィスの広さによっても異なります。
規模が大きくなると会議室の数やデスクの数が増えてしまうので、設計費用が上がってしまうのです。
- 内装工事費
内装工事にかかる費用の相場は100万円から500万円くらいです。オフィスデザインする前の物件の現状によっても大きく金額が異なってきます。
内装工事はこだわり抜けば高額になることもありますし、優先順位をつけてこだわるポイントと、妥協できるポイントを決めておくことで費用を抑えることも可能です。坪単価にすると、1坪あたり10万円から30万円程度と考えるといいかもしれません。
- ネットワーク工事費
- ネットワーク工事費はどの回線にするか、会社の規模がどのくらいかによって大きく異なります。 1坪あたり2万5,000円くらいからで、全体での相場としては50万円から150万円程度と言われています。
- 施工管理費
- 施工管理費の相場は10万円から50万円くらいで、依頼する会社やオフィスの規模、施工内容によって異なります。
オフィスデザインを依頼してから完了するまでの流れ
- 1.ヒアリング
- 予算、希望納期に加え、現状のオフィスの悩みなどを踏まえて要望を伝えます。希望のコンセプトや動線などがある場合にはそれも伝えて、ゾーニングなどを提案してもらいます。 新しくオフィスを構える場合には、物件探しから手伝ってもらえる会社もあります。
- 2.プランニング・設計
- 希望のゾーニング、動線を反映させたレイアウトを作成してもらいます。完成までの想定スケジュールなどもここで知らせてもらえます。 すでにオフィスを構えている場合にも、新しくオフィスを構える場合にも、完成までのスケジュールはかなり重要になります。
- 3.デザイン
作成されたレイアウトを元に調整を行い、インテリアなどを含むデザインを提案してもらいます。 提案方法は会社によりますが、自社の理念やイメージ、コンセプトに沿ったデザインを、3Dなど、より想像しやすい形で提案してもらえます。
・イメージに合ったゾーニング、動線になっているか？
などのポイントを、ここで再度確認します。
・全体のバランスがいい、社風にあったデザインになっているか？
・エントランスの第一印象がいいか？
・効率的で機能的なレイアウトになっているか？
・必要な昨日は全て含まれているか？
・コミュニケーションの取りやすい作りになっているか？
・セキュリティ対策は十分に取られているか？- 4.見積もり作成・発注
- ここで見積もりを作成してもらい、発注をかけます。 最初に予算は提示してあり、請け負う会社もその中でデザインなどを提案してくれているはずですが、ここで具体的な数字が確定します。
- 5.施工
- きちんと図面通りに工事が行われているのか、施工管理が徹底されているところを選ぶのが大切です。
- 6.引き渡し
- 工事完了後、引渡しが行われます。
- 7.アフターフォロー
- アフターフォローについては、会社によって内容が異なるので事前に確認するようにしてください。
オフィスデザイン会社を選ぶポイント
では、実際にどういった会社を選ぶのがおすすめなのか、そのポイントをご紹介します。
実績
オフィスデザインを請け負っている会社は、内装業者です。その中で、オフィスデザインを専門で、もしくは多く取り扱っていて、実績や経験が豊富なところを選ぶのがおすすめです。
実績が豊富であれば、どういった業種でどういったゾーニングや動線が最適なのか、最近はどういったデザインのオフィスが多いのかなどを把握しているので、こちらに知識が不足している分を大いに補ってもらうことができます。実績と合わせて、リピート率が高い会社も安心感があります。
デザイン・提案力
こちらの希望を、経験や知識から、デザインにうまく反映してもらえることも大切です。しっかりとしたヒアリングはもちろん、そこで話した内容をこちらの想像より一つ上のレベルで実現してもらえると嬉しいですよね。
会社によっては今までに手掛けたオフィスデザインの一例が掲載されていることもあるので、どういったデザインが得意な会社なのかを見てみるのもおすすめです。予算との兼ね合いもあるので、妥協できるポイントはどうやって節約すればいいのか、なども提案してもらえると安心です。
ワンストップ対応
オフィスデザインを行う際、天井や壁の張り替え、電気工事などの様々な業者と関わることになる場合もあります。 それぞれの会社と全てやりとりをするのは大変ですし、そもそも工事のどのタイミングでそれぞれの作業に入ってもらえばいいのかなんて依頼する側にはなかなかわかりません。
すり合わせをするにもかなり時間を要することになってしまいます。それなら、全てをワンストップで対応してもらえる会社に依頼した方が、こちらの手間は省けますし、ミスも少なくて済むと思います。
保証サービス
引渡しをされた時には気にならなかった、気がつかなかったけど、実際に業務がスタートしてから不具合が起きてしまうことも考えられます。 保証サービスのない会社だと、何も対応してもらえない、または、再度料金が発生してしまう、なんてことも。引渡し後の保証について、範囲や期間などを事前にしっかりと確認するようにしましょう。
オフィスデザインを検討する際にはいくつかの会社を比較検討することもおすすめです。比較する際に、この４つのポイントをぜひチェックしてみてください。
東京でオフィスデザインを依頼するのにおすすめの会社も紹介しているので、よかったらそちらも参考にしてみてください。
